“Er kwam echt energie uit die dag!”

Evenementen bewijzen steeds vaker hun waarde als communicatiemiddel. En steeds vaker juist bij complexe trajecten. Een goed voorbeeld daarvan is de digitalisering van gemeenten. Voor dat proces vormden evenementen belangrijke verbindende schakels. Marjon van der Zijde, communicatiemanager van EGEM i-teams, vertelt daarover.

“EGEM i-teams is de uitvoerende instantie die lokale overheden helpt hun bedrijfsvoering en dienstverlening op het gebied van elektronische overheidsvoorzieningen te verbeteren en moderniseren,” legt Van der Zijde uit. “Dat doen we door een integrale aanpak waarbij we er voor hebben gekozen om gemeenten zoveel mogelijk van elkaar te laten leren,” gaat ze verder. “We hebben daarmee onze nek uitgestoken, maar de bijeenkomsten hebben daardoor wel als een vliegwiel gewerkt.”

Praktische oplossingen
“Evenementen speelden in het hele proces een sleutelrol. Als je van elkaar wilt leren, moet je elkaar ontmoeten,” vertelt Van der Zijde. “We werkten toe naar een grote plenaire bijeenkomst voor meer dan 600 betrokkenen van gemeenten, ministeries en koepelorganisaties: de Dag van de Verbinding. Daar wilden we het podium geven aan voorhoedegemeenten. Zij kunnen als geen ander aangeven wat hun ervaringen zijn en wat andere gemeenten daarvan kunnen leren.” “Maar,” vervolgt ze, “dat vroeg om een aantal andere bijeenkomsten om dat voor te bereiden. Want het is in deze wereld niet gebruikelijk op deze manier ervaringen te delen en bovendien is het ook nog een kunst ervaringen overtuigend over te brengen op een groot publiek.” Dan: “Gelukkig hebben we al in een vroeg stadium PINO ingeschakeld. Zij weten wat het is om wensen en ideeën om te zetten in praktische oplossingen. Het contact was daarom heel intensief. PINO was wekelijks hier op kantoor en we belden elke dag. Juist uit die wisselwerking is het goede resultaat ontstaan.”

Fantastische finale
“Uiteindelijk hebben we in het Utrechtse Media Plaza vijf bijeenkomsten gehouden,” vervolgt Van der Zijde. “En alles kwam inderdaad samen op de Dag van Verbinding, precies zoals we aan de tekentafel verwacht en gehoopt hebben.” Ze besluit: “Door het netwerk van PINO en hun flexibiliteit konden zaken snel geregeld worden. Daarom is het ons samen gelukt in weinig tijd tot grote resultaten te komen. Met een hoofdevenement als fantastische finale. Er kwam echt energie uit die dag!”

Persoonlijk contact?