“PINO zet altijd die extra stap”
MarketingLive, Marketeer of the Year, Digitaal Willen We Allemaal: voorbeelden van succesvolle congressen die PINO organiseert in opdracht van de Adformatie Groep. Rogier Mulder, uitgever binnen de Groep, vertelt waarom juist PINO voor hem de aangewezen partij is om dit soort evenementen mee op poten te zetten.
“Ons doel is om met een congres de kern van onze doelgroep een levend tijdschrift te bieden,” legt Mulder uit. “De kwaliteit moet hoog zijn en de deelnemersbeleving uniek,” stelt hij. “Aan de andere kant moeten de congressen natuurlijk ook rendabel zijn. Met PINO werken we nu bijna 5 jaar samen, waarbij wij de inhoud en de werving verzorgen en zij de hele organisatie oppakken. En dat werkt.”
Scherp inkopen
“Dit soort congressen zijn organisatorisch een flinke klus. Zodra wij het inhoudelijke programma rond hebben, gaat PINO aan de slag met de locatie, sprekers, techniek, catering, aankleding en registratie van deelnemers,” vervolgt Mulder. “In de aanloop naar het congres is PINO ook het eerste aanspreekpunt voor de deelnemers. Bijvoorbeeld als ze willen weten of het evenement rolstoeltoegankelijk is of wat ze aan korting kunnen krijgen als ze zich met een groep inschrijven. In de laatste weken voor een congres wordt ons contact met PINO echt intensief. Dan bespreken we de stand van de aanmeldingen en berekenen we hoe we zo scherp mogelijk kunnen inkopen. Tijdens het evenement is het vooral time management: hoe bewaken we het programma?” Lachend: “Om sprekers niet op een vervelende manier af te breken, introduceerde PINO het ‘afbreekmuziekje’, dat we langzaam opvoeren als de eindtijd nadert. Werkt prima!”
Oplossingen zoeken
“Waar andere evenementenbureaus nog wel eens rigide kunnen zijn, is PINO altijd flexibel,” meent Mulder. “Als de situatie verandert, moet je soms het oorspronkelijke plan verlaten en naar oplossingen zoeken. PINO zet altijd die extra stap. Toen vorig jaar de werving wat stroef liep door de recessie, hebben ze meteen hun eigen netwerk aangesproken. Uiteindelijk vonden ze in een MKB-relatie een hele goede wervingspartner. En konden we toch op meer deelnemers rekenen.” Mulder vervolgt: “Na elk congres evalueren we uitgebreid. We hebben gezamenlijk de drang voortdurend te verbeteren. Zo willen we bij een volgend evenement een nog beter registratietool in kunnen zetten, dat ons met één druk op de knop de status van de inschrijvingen laat zien. Zo blijven we het beste halen uit onze samenwerking,” besluit Mulder.
Adformatie Groep Rogier Mulder
uitgever
Dienst Congres
Aantal genodigden
Persoonlijk contact?
Vrijblijvend informatie over uw evenement of congres?Vul uw telefoonnummer in en we bellen u zo snel mogelijk terug!
